Как правилно да архивираме завършен проект?

Време за четене на статията: 10 мин.

Архивирайте правилно проектите си, за да си спестите главоболия

Какво се случва, когато проект, микс или песен, върху които работим са готови и произведенията са издадени? Преминаваме към архивирането им, разбира се. За някои хора това е просто да останат на работния хард диск за неопределено време. Но на всички ни е познато какво е да ти свърши мястото на хард диска… “You don’t have enough space to…” и се започват едни чуденки какво да се изтрие, какво и къде да се премести.

Причините да запълните мястото могат да са много, но едно от нещата, които ще ви освободят така нужните гигабайти е правилното архивиране на завършените музикални проекти. Директното преместване на папката на проекта, след като е готов и издаден, на външен хард диск не винаги е най-доброто решение.

В тази статия ще ви дадем някои съвети, върху които да помислите и евентуално да приложите в управлението на файловете си. Целта на архивирането не винаги е да се постигне най-малък обем данни на архива. Цел може да е обратната съвместимост и т.нар. future proofing или гаранцията, че проектът ще може да се отвори и напред в бъдещето.

Времето е пари, но и хард диск пространството също е пари! Вижте как да намерите правилния баланс и да спестите в редовете долу.

Защо е важно да имам архив?

Причините, поради които бихте искали да архивирате проект са основно две – за да освободите място на работния ви вътрешен хард диск и за да имате за вбъдеще достъп до стари проекти, към които да може да се връщате при нужда. Трябва да знаете две неща – има два типа хард дискове, такива които са се прецакали, и такива които ще се прецакат и ако нямате информацията на поне три различни места, значи я нямате никъде.

Но статията не е за това как да си правим бекъп (това ще разгледаме в друга тема), а за това как да правим по-оптимизирани архиви на проектни файлове.

Как да оптимизирам архивите?

Методите и похватите описани тук ще ви позволят да управлявате по-добре проектните си файлове.

Използвайте пълния потенциал на вашия DAW за изчистване на неупотребени файлове

Учуващо е колко малко хора знаят как правилно да използват Media Pool-а на своя DAW. В повечето случаи, при импортиране на файлове в проект, тези файлове се копират в папката на проекта, а по траковете се разполагат региони, които само реферират към оригиналния файл. Буквално регионите, които нарязваме, разместваме и подреждаме са само производни на оригиналния файл, те не са самият файл. Ако се откажете от даден семпъл или звукозаписан аудио файл и просто го изтриете от траковете, това в 9/10 случая не го премахва от проекта. Трябва да изтриете файла и от проектния pool.

Разбира се, за всеки DAW е различно и за това няма да можем да дадем точните стъпки как става това, но всеки достоен DAW има опцията да изтрие неизползвани файлове и региони. В Pro Tools мястото за управление на файлове и региони се нарична Clip List, в Logic Pro се нарича Project File Browser, в Cubase – Pool Window и т.н.

Триене на файлове от проект на Pro Tools

Горещо ви съветвам да прочетете в ръководството за употреба на вашия DAW, за да разберете как става пълното премахване на файлове.

Използвайте функции от типа Save Copy In, Collect All and Save

Често при импортиране на файл проектът използва източник на аудио файла от друга директория във файловата система на компютъра и за съжаление липсата на файл се установява чак след време, когато отворите проекта и той изкара грешка от типа “Could not find _______ file.” и ви поиска да го търсите ръчно… А от тогава са минали месеци или години и нямате никаква представа къде е този файл…

Добра практика при архивирането е да запазвате всички файлове в папката с проекта и ако имате такава опция да ги копирате директно при импорт, за да сте сигурни, че те ще си вървят в пакет с проектния файл.

Тук отново трябва да се насочите към ръководството на вашия DAW, но само за пример в Pro Tools това е опцията Save Copy In, в Ableton – Collect all and Save, а в Logic Pro е Save a Copy As и избирате съотвените файлове, които да се копират.

Функцията Save a Copy As в Logic Pro

Запазвайте нови версии само на проекта, без всички прилежащи файлове

Когато запазвате проекти с цел следене на прогрес и възможност за връщане назад, запазване на всички файлове от целият проект е ненужно и е често допускана грешка, която може да направи проектите ви буквално гигабайти и да ви задръсти хард диска за нула време.

Всички DAW имат опцията да запазят само проектния файл, без това да дублира цялото аудио съдържание. Проектният файл обикновено е много малък и едва ли ще натовари пространството. В Pro Tools това става чрез Save As, в Logic Pro чрез Project Alternatives и съответно има аналогични функции в другите DAW-ове.

 

Разликата между проектната папка и самия проект

Използвайте функции от типа Compact Audio Files, Minimize Audio Files или Save as New Audio Files/Optimize Files

Няма смисъл за един кратък отрязък от няколко секунди, което ще е потенциално 200-300KB, да имате аудио файл 5, 10 или 50MB.

Споменатите функции са взети от Pro Tools, Cubase и Logic Pro. Представете си, че сте импортирали аудио файл, от който ползвате само малка част, обаче целият аудио файл седи в проектната ви папка, защото както казахме, повечето DAW просто реферират към аудио файлове с регионите си.

Няма смисъл за един кратък отрязък от няколо секунди, което ще е потенциално 200-300KB, да имате аудио файл 5, 10 или 50MB. С някоя от тази функции, нарязаният регион става нов самостоятелен аудио файл, който е запаметен в проекта ви и е заместен на мястото на съответния регион в траковете. А предходният лесно може да изчистите с Select Unused > Delete. Изнанадващо е колко много хора не знаят за тези функции и проектите им буквално се задръстват от неизползвани откъси от файлове. От практиката сме били свидетели на импортиране на десетки .wav файлове за сравнения и какво ли не, които биват махнати от траковете, но остават в проектното аудио и товарят ненужно обема данни.

Ето какво каза по темата единственият сертифициран от Steinberg инструктор по Cubase в България и дългогодишен лектор по Cubase и Ableton в Sound Ninja, Христо Рачев:

“Minimize Audio Files функцията в Cubase 12 може да се срещне в два различни вида контекст. Като част от Project Pool секцията на активния в момента проект или при Back Up Project функцията, която ни позволява да създадем капсулирано и самодостатъчно копие на проекта с цел архивиране или споделяне с колаборатори. 

Minimize Audio Files редуцира дължината на всички Audio ресурси в активния проект до обема, който активно използваме под формата на audio event в аранжиментния прозорец. Да кажем, че сме импортирали 60 минутен аудио клип на филм и сме семплирали една реплика с дължина 30 секунди. При изпълнение на Minimize, Cubase ще създаде нов аудио файл с дължина 30 секунди в работната директория на проекта и ще изтрие останалата (неизползвана) част от 60 минутния аудио клип. По този начин оптимизираме пространството, което проекта заема на хард диска ни и не утежняваме външни съхранения при бекъп. 

В Ableton Live можем да прочистим проектната директория от неизползвани аудио файлове по подобен начин, но това не е изведено като конкретна функция. За целта трябва да отворим File Manager-a от View секцията и да натиснем Manage Project опцията. Вътре в списъка ще намерим Unused Files секция, която може да се разгъне и при натискане на Show бутона неизползваните файлове за проекта ще се появят в дясната колона на Browser-a. От там може да се мултиселектират и чрез десен бутон да се изтрият от проекта или директно от компютъра (внимавайте с тази опция!)”

Които и DAW да използвате, ще си направите много добра услуга, ако научите как да управлявате правилно файловете. Буквално пред очите ми седят десетки случаи, в които проекти от 5 GB стават по 300-400 MB…

Разберете файловата структура на проектите си

..в проектната папка е свален филм и проекта е пратен с филма вътре…

Няма как да разберете какво липсва или какво е в повече, ако по начало не знаете какво трябва да има в папката с проектния ви файл. Много проектни файлове създават прилежащи папки и допълнителни файлове, които също са важни. Почти всички DAW-ове създават папка, в която събират аудио файловете, експортнатите тракове и други важни компоненти на вашия проект. Когато знаете какво точно трябва да има и внимавате, много по-малък е шанса да пропуснете нещо.

Куриозна случка от практиката – клиент праща проект, който е над 6GB и се оказва, че по погрешка в проектната папка е свален филм и проекта е пратен с филма вътре…

 

Пример как изглежда проектна папка в Pro Tools

Примерите са с проекти показани с операционна систем MacOS, но в 99% от случайте същото е и при Windows директории.

 

А ето така изглеждат проектите в Logic Pro

Погрижете се проектът ви да е Future Proof

…изборът е личен и зависи от това дали избирате съвместимост и сигурност или компактност и възможно най-малък обем на архивите си.

Независимо дали ще отворите проекта след месец или след 6 години, той трябва да може да се отвори и всичко в него да се просвири с над 90% запазено звучене. Замисляли ли сте се, че плъгин производителите могат да изпаднат от пазара, да фалират или новата ви операционна система да не поддържа по-стар софтуер. Или пък след толкова години вашият DAW да не поддържа 32-битови плъгини въобще? Или нещо друго…

Да не говорим за обратна съвместимост… Всичко може да се случи. Затова най-сигурния вариант е да принтирате всичко на аудио файлове и да не зависите от плъгини. Същото важи и за виртуалните инструменти. Запазете MIDI-то, но Freeze-нете тракове или директно ги изкарайте на аудио. Тук печелите сигурност, но губите компактност. И разбира се няма как да се върнете и да промените някой от ефектите на вече принтнатите тракове.

Също така, каква е гаранцията, че ще ползвате същия DAW? Ако имате всичко на аудио, където и да заредите траковете, те ще звучат. Тук вече изборът е личен и зависи от това дали избирате съвместимост и сигурност или компактност и възможно най-малък обем на архивите си.

Отделно от това, няма да е зле да си запишете на текстови файл основните характеристики на дадения проект – темпо, промени в темпото, тоналност, дялове и маркери, дата на издаване и други важни за вас бележки. Така ще си направите своеобразен каталог и по-лесно ще се ориентирате кое какво е и къде е.

“Ако не знаеш къде е, все едно го нямаш.”

Това важи за всичко, но няма да разводнявам. Ето някои ситуации и препоръки, които да ви накарат да се замислите и да станете по-подредени в организирането на файловете си:

  • Ако работите с клиенти направете си политика за съхранение на файлове и ги известете каква е тя. По този начин ще можете да им прехвърлите отговорността и последствията от това те да си съхраняват файловете след определен период.
  • Ако прецените, може да таксувате допълнително за “изваждане на проект от архив”, когато ви се обадят след 3 години да им пратите нещо си.
  • При стартиране на проекта изяснете какви крайни файлове (сингбеци, инструментали, само барабани, стемове и т.н.) ще иска клиента и му ги направете веднага след като сте се съгласили за финална версия.
  • Ако работите само за себе си… представете си че вие сте си клиент и направете същото като по-горе.
  • Когато работите по по-големи проекти си закупете конкретен външен диск, в който до архивирате само тези проекти и тарифирайте цената му в крайната цена за изпълнение под някаква форма. Това ще ви е удобство и ако сте се договорили с клиента да му предадете всички архиви и проектни файлове след изпълнение на работата – просто му връчвате хард диска и готово.
  • Намерете бърз и лесен начин да експортвате стемове от проектния ви файл спрямо възможностите на вашия DAW.

За заключение

Всичко изписано до тук много хора ще сметнат за излишна педантичност. И да, наистина цената на хард диск пространството е драстично по-ниска в сравнение с миналото и намалява постоянно, но и изискванията на пространство от всевъзможни апликации и плъгини се покачват постоянно. Така че управлявайки правилно файловете си, неминуемо ще покачите професионализма си и ще си спестите главоболия и пари. И не забравяйте старата поговорка, срещана често в IT индустрията “Two is one and one is none.”